Vi har märkt att många har lite för bråttom när de vill komma igång med Teams.
Några vanliga misstag är att:
- Det skapas en stor mängd Teams-ytor där varje Team har sitt eget sätt att arbeta.
- Filer läggs in enligt var och ens personliga arbetssätt (ibland för stunden), vilket gör dokument mm svåra att hitta av dem som inte varit med och skapat Teams-ytan (och ibland även av dem som skapat ytan 😉).
- Konversationer eller ett chattmeddelande missas då man inte har kunskap i hur aviseringar fungerar.
- Sätta för många aviseringar som kan skapa stress.
- Otydlighet omkring i vilket Team du ska kommunicera.
- Glömma bort att utbilda de som ska arbeta med Teams.
I stället för att bli det fantastiska samarbetsverktyg det är, så skapar det frustration för dig då du får tillbringa en stor del av din arbetsdag med att leta efter dokument.
Börja med struktur och behörigheter från SharePoint
Om du tänker dig SharePoint Online som ”lagret” och Teams som ”kiosken” där du går för att handla – så får du en bra bild av hur man bör sätta upp strukturen för dokumenthantering. Enligt vår erfarenhet är det bättre att bygga upp den organisatoriska strukturen i SharePoint Online och därefter göra dem till Teams-ytor.
Genom att börja i rätt ände får du följande fördelar:
- Enkelt få en överblick över dokumenten och skapa en tydlig struktur, där SharePoint blir navet med Teams som användargränssnitt.
- Tilldela behörigheter på olika nivåer i organisationen. Genom rätt styrda behörigheter undviker du att, av misstag, ge behörighet till dokument till de som inte ska ha den.
- Undviker att Teams-ytorna blir som öar, utan en synbar koppling, med risk för att det blir ”vildvuxet”!
Om du som jag inte har turen att ha kollegor som är proffs på detta, så får du gärna höra av dig och “låna” mina ❤
/Eva
