Vi får ibland frågan eller får hjälpa företag som tycker att det har kommit igång bra, men känner att de har gått vilse med dokumenthanteringen i molnet. Nedan följer tre vanliga fallgropar som vi upplever är anledningen till att dessa projekt strandar.
Samma struktur på annat ställe
Ett vanligt misstag är att kopiera över ett dokumentbibliotek från servern till SharePoint Online eller Teams precis som de är, utan att fundera över hur biblioteket ska byggas upp och ges den struktur som fungerar bäst för din verksamhet.
Om du inte genomför ett arbete med dokumentstrukturen innan flytten av dokumentbibliotek till SharePoint Online, så finns det risk att medarbetarna blir frustrerade. Anledningen till detta är att en bristfällig dokumentstruktur som hamnar i molnet inte automatiskt blir bättre, utan snarare bidrar till frustration när samma struktur hamnar på ett annat ställe och med ett nytt arbetssätt.
Bygg inte upp din dokumentstruktur för verksamheten från Teams
Det är enkelt att skapa Teams-ytor för till exempel bolaget och projekt samt kanaler för olika avdelningar. Det är lika lätt att lägga upp flikar för anteckningsböcker, aktiviteter och länkade dokument. Utmaningen är Filer-fliken som riskerar att bli en ö bland andra utan att det finns en övergripande plan eller karta över verksamhetens dokument.
Bygg hellre upp strukturen från SharePoint Online, så att den följer den organisatoriska strukturen med tillhörande behörigheter. Därefter kan du länka eller konvertera till Teams beroende på syfte och behov. Du kan tänka dig SharePoint Online som lagret för dokumenten och Teams som kiosken för att komma åt information på lagret.
Utbilda användare
Efter genomförd förändring och flytt av dokumenten, är det viktigt att användarna får utbildning i det nya arbetssättet men med ett igenkännande till det tidigare arbetssättet.
Genom att ge användarna möjlighet till utbildning, möjlighet att testa samt ställa frågor, har du skapat trygghet och inspirerat till att komma igång i den nya miljön.
Kontakta oss om du vill veta mer om vägen mot dokumenthantering i molnet som passar din verksamhet?
/Mika